Как да конвертирате "Excel" в "Word" и обратно

Anonim

Всеки потребител на офисния пакет на Microsoft знае, че основните програми на Word и Excel се различават доста силно и не е възможно да се отварят документи, създадени в една програма, използвайки друга програма, тъй като Word вече не е тестов редактор, въпреки че може да работи с други типове данни. и Excel е проектиран да работи с таблици и изчисления. Въпреки това, въпросът как да се конвертира Word документ в Excel или обратното се решава с помощта на специални функции за импортиране на данни. Помислете за двете опции. Като имаме алгоритъм за действие, тази задача е лесна за решаване.

Как да конвертирате "Excel" в "Word" и обратно: основите

Тъй като програмите се различават значително една от друга, потребителят често се сблъсква с проблема с преобразуването на данни. Дори и с използването на най-простите методи, се счита, че и двата документа имат едно и също форматиране, тъй като структурата на внесения материал може да се счупи при вмъкване.

Но тези приложения имат общи точки за контактни таблици. С тях ситуацията е доста проста. Ако импортирате данни от Word, това не изглежда толкова трудно, колкото обратната трансформация, така че първоначалният проблем за това как да конвертирате Excel към Word с пълно запазване на структурата на данните често е неразрешим за много начинаещи потребители.

Най-простата техника

Да започнем с това, нека разгледаме най-простия вариант, който интернет общността нарича “copy-paste” (обединението на английските термини копира и поставя, или по-просто “копие” означава “поставяне”).

Разбира се, въпросът как да конвертирате Word файла в Excel може да бъде решен по такъв примитивен начин. Тук обаче трябва ясно да разберете, че в тази версия има само копие от текстови данни, които от Word могат да бъдат вмъкнати само в една клетка на Excel. Ако искате да поставите текста в различни клетки, трябва да копирате текстовите фрагменти.

Excel данните в Word също могат да бъдат вмъкнати по този метод, но те ще бъдат представени в таблица, а не всички данни на Excel могат да се поместят на страница Word. Следователно, тази техника често е неприемлива.

Работим с маси

Как да конвертирате Word таблицата в Excel? Има няколко възможности за действие. От редактора на Word тест, експортирането на данни в Excel е много по-лесно, отколкото обратното.

В най-простия случай просто трябва да изберете таблицата на Word, да копирате данните в клипборда и да ги поставите в Excel. Цялата информация ще бъде автоматично разпределена към клетките, както в предишната структура. Но тук потребителят очаква неприятна изненада. Например има две клетки с различни данни, които трябва да съответстват на общо описание. В таблицата Word, за да не се въвежда стойност два пъти, клетките се комбинират. Но когато се постави в Excel, те автоматично ще се разделят, така че описанието ще съответства само на една първоначална стойност. За да избегнете това, в настройките за вмъкване в Excel, трябва да използвате раздела на форматите на крайните клетки с запазване на оригиналното форматиране.

Импортиране на данни "Excel" в "Word"

Сега да видим как да конвертираме Excel в Word. Обичайният метод за вмъкване, както вече е ясно, не е добър.

Тук се прилага следната технология. Копирайте данните в Excel, след това в Word от файловото меню, използвайте командата paste и изберете обвързването, използвайки окончателните стилове за Word 2010 или специална вложка за Word 2007 и след това свързване. В метода на свързване изберете листа на Excel и натиснете бутона "OK".

Друг метод за решаване на проблема как да се конвертира "Excel" в "Word" е да се използва в редактора на електронни таблици команда за преобразуване в текст, посочващ метода на форматиране (за това се използва раздел - за да се създаде отделна секция, интервал - разделяне на данните по параграфи и т.н.). Само след това се извършва копиране с използването на специални вложки в Word.

заключение

Както може да се види от горното, процедурата за конвертиране на документи от една молба в друга не е особено сложна. И накрая, заслужава да се отбележи, че методите, които позволяват, например, импортирането на таблични данни в текстов редактор, когато таблицата на Excel първоначално е вмъкната като графичен обект, не са разглеждани тук. С такъв въпрос вмъкнатата таблица няма да може да се редактира и няма да работи с такива данни. Това има смисъл, освен в случаите, когато промяната на информацията не е предвидена първоначално. Но методът на прехвърляне на един тип данни към друг, използвайки най-простите инструменти, показани по-горе, ще отговаря на всеки потребител. Да, и не вярвам на тези, които твърдят, че този тип преобразуване може да се извърши с помощта на конвертори. Няма такива програми в природата. И ако съществуват, те са много примитивни, от които не може да се постигне желания резултат.