Как да създадете база данни в Access. Работа с базата данни за достъп

Anonim

Много от домашните потребители знаят каква бъркотия е настъпила своевременно заради модифицирания интерфейс на MS Office 2007 и как не е била напоена от нейните разработчици! „Гуру“ се оплака, че новият офисен пакет е станал „неудобен и странен“ и затова уверено е предвидил бърза смърт и пълна забрава на потребителите.

Напразно! Тъй като нищо подобно не се случи, напротив, скоро стана ясно, че е много по-лесно и по-удобно да се използва новата версия на Службата.

И затова (както се очакваше) всички промени, предпоставките за които бяха създадени в "Office 2007", не само успешно преминаха към новото му въплъщение, но и получиха съвсем логично развитие. Ето защо версията за 2010 г. стана изключително популярна сред професионалните потребители.

Промени в новата версия на Access

Бяха направени много значителни промени в известното приложение на базата данни. С помощта на новите компоненти Sparklines можете да създавате и редактирате огромни количества информация. Благодарение на инструмента Slicer можете лесно и бързо да навигирате дори в огромни бази. И всичко това благодарение на добре проектирани и настроени системи за филтриране.

Освен това, разработчиците са добавили по-добра интеграция с Excel, директно от която можете да импортирате големи количества информация. Но начинаещите потребители често се чудят как да създадат база данни в Access.

Какво е това?

За да създадете база данни, трябва първо да разберете тяхната същност. Базата данни е строго организирана структура за съхраняване и организиране на информация. Тя може да съдържа изключително разнообразни обекти, но логическата им единица е таблицата.

Тяхната основна разлика от подобни структури в редактора на таблици е, че те са взаимно свързани. Извършвайки промяна на всеки елемент, вие автоматично инициирате подмяната на всички взаимосвързани структури с нея. Просто казано, вече няма нужда да се притеснявате за ръчно редактиране на огромни информационни таблици.

Какви операции могат да се извършват с помощта на MS Access?

Не трябва да приемате, че това приложение е един вид "логично продължение" на Excel. Възможностите на разглежданата програма са много по-широки. По-специално, всяко създаване на база данни на MS Access предполага внимателно разглеждане на информационната структура на конкретен документ, проверка на целостта на изходните данни и използването на тази информация за моделиране на заявки, формуляри и доклади.

Пример за създаване

Тъй като е възможно да се създаде база данни в Access с помощта на Wizard, което опростява работата за начинаещи потребители, самият процес не е особено сложен. Но ние не бихме препоръчали да вървим по този начин, защото за продуктивна работа е необходимо да се разберат всички процеси.

Първо стартирайте приложението. На монитора ще се появи диалогов прозорец за създаване на нов документ. В него трябва да изберете елемента "Нова база данни". В полето "File Name" ("Име на файла") въвеждате смислен. Избягвайте дублиращи се и безсмислени имена: в резултат на грешка или собствено невнимание лесно можете да загубите важна информация.

След това се натиска бутон “Създай”. Веднага след това на монитора ще се появи диалогов прозорец за създаване на нова информационна таблица, въз основа на който ще създадете своя проект.

Кой режим да изберете?

Таблицата може да се монтира в няколко режима, но ние бихме посъветвали "Дизайнера", тъй като е по-лесно да контролираме целия процес и по-добре да си представим цялата вътрешна структура на документа.

За да преминете към него, използвайте прехода "Изглед-Конструктор". След това можете да въведете желаното име на конкретна таблица. Тъй като може да има няколко от тях едновременно, препоръчваме ви отново да използвате някои значими имена.

Сега, всъщност, самият процес. Как да създадете база данни в Access? Първата стъпка е да изберете и попълните имената на полетата, да дефинирате типове данни и да зададете правилното ключово поле. Само тогава можете да започнете да попълвате таблицата с данни.

За да направите това, използвайте командата "View-mode table". Обърнете внимание! Ако в полето "Код на артикула" във вашия случай е стойността "Брояч", тогава не е необходимо да попълвате конкретно поле. Когато приключите работата по въвеждане на информация, тя може да бъде затворена. Ако дадена база данни се нуждае от втора таблица, тя се монтира с командата "Създаване на табличен конструктор".

Примери за база данни

Всичко това ще бъде празен звук, без да ви предоставя информация от „полевия опит“, в който базите данни на Access са полезни. Примери в тази област могат да бъдат обсъждани почти безкрайно, но ние ще се съсредоточим върху възможността, която може значително да улесни процеса на обучение.

Накратко опишете създаването на документ за учебната програма. Какво трябва да включите в него? Това трябва да включва следните области: код на специалност, номер на група, предмет и учители. Моля, обърнете внимание: полетата "Тема" и "Учител" трябва да бъдат свързани с допълнителни таблици, от които програмата ще изготви съответната информация.

Как се прави това?

Първо извършете всички действия, съгласно горните инструкции. Отидете на "Designer", започнете да попълвате полетата. В реда със специалния код, типът на данните трябва да бъде маркиран като „Counter, key field“.

В “Групата” и подобни линии типът на полето е обозначен като “Текст”. Но в полетата „Тема” и „Учител” трябва да се избере „Учител на заместванията”. Не се притеснявайте: веднага след като изберете тази стойност, програмата ще ви покаже диалогов прозорец. Следвайки инструкциите му, можете да създадете връзка към други таблици. Както разбирате, те трябва да бъдат създадени предварително.

Щом кликнете върху бутона „Готово“, пред вас ще се появи предупреждение, за да запазите таблицата, за да създадете връзка. Потвърдете изпълнението на това действие.

Създаване на връзки между таблиците

Вече казахме, че работата с базата данни на Access предполага наличието на връзки едновременно между няколко електронни таблици. Как да ги създадем?

За да направите това, отворете документа, от който се нуждаете, след което следвайте пътя "Работа с бази данни - Схема за данни". За да определите и зададете естеството на връзката, трябва да кликнете два пъти върху левия бутон на мишката в диалоговия прозорец "Редактиране на взаимоотношенията". След това щракнете върху бутона "OK". В резултат на това ще зададете стандартния параметър "Едно на много хора".

Затова разгледахме как да създадем база данни в Access. Надяваме се, че информацията ще ви бъде полезна.